Wie zijn focus wil terugwinnen, begint vaak bij zichzelf: meldingen uit, vaste blokken in de agenda. Dat helpt, tot een collega in dat blok een AI-samenvatting stuurt met de vraag of je er even naar wilt kijken. Focustijd beschermen lukt beter als het een teamafspraak is. Dit is deel 4 van 5 in de reeks over AI en flow. Het laat zien welke afspraken je in je AI-spelregels kunt opnemen.
Waarom is focustijd beschermen een teamafspraak?
De onderzoekers van Berkeley die acht maanden meekeken bij een techbedrijf, trokken een duidelijke conclusie. Medewerkers vragen om zichzelf te beheersen werkt slecht. Organisaties hebben gedeelde normen nodig voor het gebruik van AI, wat de onderzoekers een “AI-praktijk” noemen. Dat klinkt groot, en het begint met een paar eenvoudige afspraken.
De reden is dat AI-gebruik van de één werk oplevert voor de ander. In het onderzoek besteedden engineers meer tijd aan het nakijken en bijsturen van werk dat collega’s met AI hadden gemaakt. Een collega die in tien minuten een rapport laat schrijven, legt het nakijken bij jou neer. Een AI-tool die van elke vergadering een verslag maakt, stuurt iedereen een extra bericht. Het onderzoek van ActivTrak liet zien dat de tijd in chat- en berichtenapps na de komst van AI met 145 procent groeide. Daar kun je als individu weinig tegen doen, als team wel.
Welke afspraken helpen?
Je hoeft geen nieuw beleidsstuk te schrijven. Een paar afspraken in de taal van je team doen meer. Afspraken die goed werken:
- Iedereen heeft vaste focusblokken in de agenda, en in die blokken verwacht niemand een snelle reactie.
- Wie werk doorstuurt dat met AI is gemaakt, heeft het zelf eerst nagekeken en zegt erbij wat er nog gecontroleerd moet worden.
- Het team werkt met een korte lijst vaste AI-tools.
- Meldingen en AI-samenvattingen komen op vaste momenten binnen, bijvoorbeeld aan het begin en eind van de dag.
- Werk dat met AI sneller klaar is, gaat binnen werktijd de deur uit.
De tweede afspraak is misschien de belangrijkste. Hij legt de verantwoordelijkheid voor AI-werk bij degene die het maakt. Dat scheelt collega’s nakijkwerk en het voorkomt dat fouten pas bij de lezer opvallen. De laatste afspraak gaat over iets wat ActivTrak ook mat: het werk in het weekend nam in de onderzochte jaren met meer dan 40 procent toe. Een bericht op zaterdag dat “toch al klaar was”, zet de ontvanger aan het werk.
Hoe houd je het aantal AI-tools klein?
Het onderzoek van de Boston Consulting Group naar AI brain fry legt de vermoeidheid vooral bij het jongleren met meerdere AI-tools en het toezicht daarop. Elke tool heeft een eigen venster, een eigen manier van vragen en een eigen soort fouten. Wie er zes naast elkaar gebruikt, schakelt voortdurend tussen manieren van werken.
Maak daarom samen een korte lijst: welke tool gebruiken we waarvoor? Eén tool voor teksten en vragen, één voor vergaderverslagen, en een eventuele derde voor een specifieke taak is voor de meeste teams genoeg. Wil iemand een nieuwe tool proberen, dan kan dat, met de afspraak dat het team daarna samen beslist of hij op de lijst komt. Zo blijft er ruimte om te ontdekken zonder dat iedereen zijn eigen verzameling opbouwt.
Het BCG-onderzoek liet ook zien dat brain fry afnam als leidinggevenden zorgden voor training en ondersteuning bij het gebruik van AI. Een vaste lijst tools maakt dat makkelijker, omdat je mensen kunt helpen met de tools die er echt toe doen.
Wat is de rol van de leidinggevende?
Een leidinggevende die om elf uur ’s avonds een AI-samenvatting doorstuurt, laat zien wat er echt verwacht wordt, wat de afspraken ook zeggen. Teams nemen het ritme van hun leidinggevende over. Wie zelf focusblokken in de agenda heeft en die respecteert, geeft anderen ruimte om hetzelfde te doen.
De Berkeley-onderzoekers raden ook bewuste pauzes aan: vaste momenten om stil te staan bij de vraag of het team nog aan de goede dingen werkt. Met AI kun je veel tegelijk oppakken, en dan raak je makkelijk het overzicht kwijt. Een vast moment in het weekoverleg waarop je samen kijkt welke taken echt nodig zijn, helpt om het tempo in de hand te houden.
Hoe neem je dit op in je bestaande spelregels?
Heb je al AI-spelregels opgesteld, voeg er dan een korte paragraaf over focus en tempo aan toe. Die gaat over hoe je samen met AI werkt, naast de afspraken over wat wel en niet mag. Drie regels zijn genoeg om te beginnen, bijvoorbeeld:
- Ochtenden tot elf uur zijn voor geconcentreerd werk, berichten kunnen wachten.
- AI-werk dat je doorstuurt, heb je zelf nagekeken.
- We gebruiken de tools op onze lijst, nieuwe tools bespreken we eerst samen.
Stel ze samen op en kijk na een maand of ze werken. Begin in je volgende teamoverleg met één vraag: wanneer konden we vorige week echt ongestoord werken, en wat stond dat in de weg? De antwoorden laten zien welke afspraak je team het eerst nodig heeft. In het vorige deel lees je hoe je als individu denkwerk en AI-werk scheidt.
De reeks AI en flow
Dit artikel is deel 4 van een reeks van vijf over focus en flow bij werken met AI:
- Deel 1: Versnippering door AI: waarom je werkdag voller voelt
- Deel 2: Wachten op AI: wat doe je in die halve minuut?
- Deel 3: Flow bij werken met AI: denkwerk en AI-werk scheiden
- Deel 4: Focustijd beschermen: zet het in je AI-spelregels (dit artikel)
- Deel 5: AI-winst meten: kijk ook naar focus en rust
Wil je weten of de AI-afspraken in jouw organisatie op orde zijn? De gratis scan ‘Zijn jouw AI spelregels op orde?’ laat zien waar het grootste gat zit.
