EX+ · Werkwijze
Wendbaar samenwerken met AI
In een halve dag ziet uw team waar tijd en kwaliteit weglekken, en welke verandering het meeste oplevert. Daarna besluit u of u die samen met ons verder uitwerkt.
Waarom deze werkwijze
Eerst het werk en de mensen, dan de techniek
Wij beginnen elke AI-vraag bij het werk en bij de mensen die het doen. Zij weten waar het knelt, en zij bepalen in de werksessie welke knelpunten het zwaarst wegen. Pas daarna kijken we welke oplossing past. Soms is dat een eenvoudige regel of een klein script, en dan gebruiken we geen AI.
Visie, verbinden en veranderkracht. Samen maken we het proces en het gewenste resultaat scherp. Uw medewerkers wijzen de knelpunten aan. En de belangrijkste verandering werken we daarna in korte rondes uit, met de mensen die het werk doen.
Drie spelregels in elke stap. De mens blijft eindverantwoordelijk. We testen alleen met geanonimiseerde of representatieve gegevens. En we gebruiken geen AI waar een eenvoudige regel volstaat.
De route
Van eerste vraag tot werkende oplossing
Aanloop: de TraitsLab-scan (optioneel)
Wilt u vooraf weten hoe uw medewerkers tegenover AI staan? De AI Organisatiescan van TraitsLab laat zien wie graag experimenteert en waar terughoudendheid zit. Die uitkomsten nemen we mee in de werksessie.
Voor wie en hoe
Vijf tot acht mensen die het proces dagelijks uitvoeren, plus de eigenaar van het proces die beslist. Een procesbegeleider van 5Value leidt de sessie, zo nodig samen met een AI-specialist. We werken op locatie met post-its en stippen, of online op een digitaal whiteboard, van 9.00 tot 12.30 uur.
Het proces in beeld
We zetten het proces in vijf tot zeven hoofdstappen op het bord: wie levert wat aan, wat gebeurt er, en wie gebruikt het resultaat. De mensen die het werk doen, schrijven. De begeleider vraagt door.
Waar het knelt, en wat energie geeft
Iedere deelnemer plakt rode stippen bij de stappen waar het knelt: handmatig en herhalend werk, wachten of ontbrekende informatie bij een overdracht, of twijfel over regels en de juiste vervolgstap. Iedereen krijgt ook één groene stip voor het werk dat het meeste plezier of vakmanschap geeft. Dat werk beschermen we bij het automatiseren.
Welke oplossing past, met de mens-check
Per knelpunt kijken we welke soort oplossing past: AI die documenten leest of samenvat, een slimme zoekhulp in uw eigen kennis, voorspellingen, een controle op volledigheid, of een eenvoudige automatisering zonder AI. Elke kans gaat door de mens-check. Wat doet de medewerker met de tijd die vrijkomt? Waar blijft de mens beslissen? Raakt het de groene stip? En wat vragen de AVG en de Europese AI-verordening?
Wat u krijgt
Binnen drie werkdagen een verslag van hooguit vier pagina's: de procesplaat, de knelpuntenkaart, een overzicht van de kansen met de mens-check, en de één of twee veranderingen met de meeste waarde, elk met een eigenaar en een meetbaar succescriterium. Bijvoorbeeld: de helft minder tijd voor één processtap.
Waarde bepaalt de volgorde
We beginnen bij wat de verandering moet opleveren. Samen met de eigenaar van het proces knippen we die op in kleine, overzichtelijke stukken en zetten we ze op volgorde van waarde. Is iets nog onduidelijk, dan doen we eerst een korte, afgebakende verkenning voordat we gaan bouwen.
Kleine stappen die elk werken
We leveren in dunne plakjes die elk van begin tot eind werken. Eerst de kleinste werkende keten, zodat risico's vroeg zichtbaar worden, en daarna bouwen we stap voor stap uit. Een standaardoplossing gaat voor; maatwerk kiezen we alleen als het echt nodig is.
Een vast ritme van rondes
Elke ronde duurt twee à drie weken: eerst uitwerken wat we gaan maken, dan inrichten of bouwen, dan toetsen en laten zien. Het uitwerken loopt steeds een ronde voor, zodat niemand op een ander hoeft te wachten. Na elke ronde ziet u werkend resultaat.
Uw medewerkers toetsen mee
De mensen die het werk doen, testen of ze er hun werk echt mee kunnen doen. Hun feedback gaat direct terug naar de lijst met wat we nog oppakken, en een onderdeel gaat pas in gebruik als zij en de eigenaar akkoord zijn. Bij AI geldt: AI stelt voor, de medewerker besluit. Hoe staat het met de spelregels in uw organisatie? Doe de gratis scan.
Klaar is werkend en herbruikbaar
Een onderdeel is klaar als het aantoonbaar getest is en in het echte werk werkt. Wat we opleveren, is terug te voeren op wat de organisatie nodig had. Bewezen oplossingen leggen we vast, zodat u ze bij een volgende verandering opnieuw gebruikt. Het bouwen doet 5Value of een partner zoals Didentity.
Drie niveaus
Klein beginnen, gericht uitbreiden
Team. De werksessie met één team en het besluit over het vervolg. De werksessie kunt u los afnemen, als eerste kennismaking met deze werkwijze, vanaf € 1.620, excl. btw.
Afdeling. De werksessie met een vervolgproject rond de belangrijkste verandering, in korte rondes samen met uw team. De prijs van het vervolgproject stemmen we af na het besluit.
Organisatie. Werksessies per proces voor meerdere teams, met vervolgprojecten die op elkaar zijn afgestemd. De prijs stemmen we na de intake af op de omvang. Wilt u eerst de hele organisatie doorlichten? Bekijk dan de Vermogensscan.
Johan Groen · Projectmanager & consultant
Klaar voor een eerste stap?
Plan een intake van 30 minuten. We bespreken welk proces zich leent voor een werksessie en wie er aan tafel zit.