Hoeveel tijd bespaart AI ons? Die vraag krijgt elk team vroeg of laat, en het antwoord lijkt makkelijk te meten. Wie AI-winst meten beperkt tot snelheid, mist wat er met de aandacht van mensen gebeurt. Dit is deel 5 van 5 in de reeks over AI en flow. Het laat zien welke maten je naast tijdwinst kunt gebruiken en hoe je ze bijhoudt zonder ingewikkeld meetsysteem.
Waarom zegt snelheid alleen te weinig?
Een rapport dat eerst drie dagen kostte, is nu in een middag klaar. Zo’n cijfer is overzichtelijk en het overtuigt. Het laat alleen niet zien wat er in die middag met de schrijver gebeurde, en wat er de dagen erna nog aan nakijkwerk volgde.
De onderzoeken uit deze reeks laten zien waarom dat ertoe doet. ActivTrak zag dat het aantal productieve uren per dag in de onderzochte periode licht steeg, met 5 procent, terwijl de geconcentreerde werktijd daalde en het werk in het weekend met meer dan 40 procent toenam. Het bedrijf spreekt zelf van een meetgat: organisaties voeren AI snel in en weten weinig van wat het doet met focus en werkdruk. De onderzoekers van Berkeley waarschuwen voor hetzelfde. Volgens hen wordt het lastig om echte productiviteitswinst te onderscheiden van een tempo dat mensen niet volhouden. In het begin lijkt alles sneller te gaan, en later volgen fouten, lagere kwaliteit en vertrek.
Welke maten horen bij AI-winst meten?
Je hebt een paar maten nodig die laten zien of het werk ook beter en rustiger wordt. Vijf maten die eenvoudig bij te houden zijn:
| Maat | De vraag erachter | Zo houd je het bij |
|---|---|---|
| Ononderbroken werktijd | Hebben mensen nog tijd om ergens diep in te duiken? | Aantal blokken van een uur ongestoord werk per week, door iedereen zelf geturfd |
| Herstelwerk | Hoe vaak moet AI-werk over? | Bij elk AI-stuk noteren of het in één keer goed was |
| Fouten achteraf | Komen er fouten pas bij de klant of collega aan het licht? | Meldingen van fouten in AI-werk, per maand geteld |
| Mentale vermoeidheid | Hoe voelen mensen zich aan het eind van de dag? | Eén vraag in het weekoverleg, op een schaal van 1 tot 5 |
| Werk buiten werktijd | Loopt het werk door in avonden en weekenden? | Aantal werkberichten buiten werktijd, op teamniveau |
De vermoeidheidsvraag lijkt zacht, en toch is hij waardevol. Het onderzoek van de Boston Consulting Group laat zien dat mentale vermoeidheid door intensief AI-gebruik samengaat met meer beslismoeheid, 39 procent meer grote fouten en een grotere kans dat mensen vertrekken. Een team dat wekelijks hoort hoe het ermee staat, ziet zo’n ontwikkeling op tijd aankomen.
Hoe meet je zonder meetsysteem?
Voor deze maten heb je geen software nodig die meekijkt op computers. Laat mensen hun eigen cijfers bijhouden, kort en op papier of in een gedeeld lijstje, en bespreek alleen de cijfers van het team als geheel. Dat werkt beter, want mensen zijn eerlijker over hun eigen werkdag als ze weten dat het om het team gaat en niemand individueel wordt beoordeeld.
Een periode van twee weken is genoeg voor een eerste beeld. Kies twee of drie maten uit de tabel, spreek af hoe iedereen ze noteert en bespreek de uitkomst in een teamoverleg. Doe het een paar maanden later opnieuw, bijvoorbeeld nadat je de afspraken uit het vorige deel over AI-spelregels hebt ingevoerd. Dan zie je of die afspraken iets opleveren.
Wat doe je met de uitkomst?
De cijfers zijn een begin van een gesprek. Is er veel tijdwinst en blijft de ononderbroken werktijd gelijk, dan werkt AI zoals je hoopt. Is er tijdwinst terwijl het herstelwerk en de vermoeidheid toenemen, dan versnelt AI een werkwijze die al knelde. Bij 5Value noemen we dat eerst repareren, dan versterken: in dat artikel lees je waarom AI op een zwakke plek die zwakke plek groter maakt.
Kijk bij een tegenvallende uitkomst eerst naar het werkritme. Werken mensen in een stroom van korte prompts? Wordt AI-werk ongecontroleerd doorgestuurd? Gebruikt iedereen andere tools? Het antwoord wijst je naar de afspraak die het eerst aandacht nodig heeft, en vaak is dat een kleine verandering met veel effect.
Een startpunt voor je volgende teamoverleg
Leg het team twee vragen voor. Hoeveel uur per week bespaart AI ons volgens jou? En hoeveel uur heb je vorige week echt ongestoord aan één taak gewerkt? Laat iedereen beide getallen opschrijven voordat je ze bespreekt.
Het verschil tussen die twee getallen zegt veel over hoe AI nu in je werk zit. Spreek daarna af welke twee maten je de komende twee weken bijhoudt, en zet de bespreking van de uitkomst alvast in de agenda. Dit is het laatste deel van de reeks; begin je liever bij het begin, lees dan deel 1 over versnippering door AI.
De reeks AI en flow
Dit artikel is deel 5 van een reeks van vijf over focus en flow bij werken met AI:
- Deel 1: Versnippering door AI: waarom je werkdag voller voelt
- Deel 2: Wachten op AI: wat doe je in die halve minuut?
- Deel 3: Flow bij werken met AI: denkwerk en AI-werk scheiden
- Deel 4: Focustijd beschermen: zet het in je AI-spelregels
- Deel 5: AI-winst meten: kijk ook naar focus en rust (dit artikel)
Wil je in kaart brengen waar jouw organisatie tijd en vermogen verliest voordat je verder investeert in AI? Lees meer over de Vermogensscan.
