Europese aanbesteding voor een nieuw subsidieplatform

De vraag

Het bestaande aanvraagloket had het einde van zijn levensduur bereikt. Onafhankelijk onderzoek adviseerde vervanging in plaats van herbouw. De organisatie wilde meer dan een nieuw loket: een toekomstbestendig subsidieplatform dat de subsidiedienstverlening breed kan ondersteunen. Vanwege de omvang was een Europese aanbesteding verplicht.

Onze aanpak

We namen de beschreven processen en klantketens, van aanvraag tot vaststelling, als basis. Samen met de werkgroep stelden we een programma van eisen op, met een duidelijk onderscheid tussen must haves en should haves.

Een marktconsultatie gaf inzicht in oplossingsrichtingen, invoeringsduur, migratie en beveiliging. Daarna volgde het beschrijvend document, met gunningscriteria die een standaardoplossing belonen boven maatwerk, en een plan van aanpak gebaseerd op samenwerking.

Leveranciers demonstreerden hun oplossing aan de hand van dezelfde herkenbare scenario's: een aanvraag indienen, behandelen en uitbetalen. Zo herkenden medewerkers hun eigen werk en waren de demonstraties goed te vergelijken.

De beoordeling lag bij een getrainde commissie van zeven leden, elk met een achtervang, vaste spelregels en een belangenverklaring. Ook het perspectief van de subsidieaanvrager had een plek in de commissie.

Resultaten

• Een programma van eisen dat aansluit op de eigen processen en klantketens
• Een marktconsultatie met een realistisch beeld van oplossingen en invoering
• Gunningscriteria die standaardoplossingen belonen boven maatwerk
• Vergelijkbare leveranciersdemonstraties op basis van eigen scenario's
• Een transparante beoordeling door een getrainde commissie
• De keuze voor een beoogd opdrachtnemer voor het nieuwe subsidieplatform