Een interne wiki stond technisch klaar, maar bleef grotendeels leeg. We zorgden voor de organisatie eromheen: wie wat vastlegt, in welke vorm en via welke route. Zo is kennis niet langer afhankelijk van een paar ervaren collega's.
Een vaste route voor het vastleggen en borgen van kennis
De vraag
Medewerkers hadden onvoldoende toegang tot de kennis die ze nodig hebben: werkinstructies en procesdocumenten ontbraken, waren verouderd of van wisselende kwaliteit. Een wiki in SharePoint was technisch opgeleverd, maar het vullen kwam niet op gang. Het was niet duidelijk in welke vorm de inhoud moest komen, en kennisbeheerders kenden de techniek nog onvoldoende. Daardoor waren sommige processen afhankelijk van specifieke personen.
Onze aanpak
We stelden een invoeringsplan op dat zich richtte op mensen en gewoontes.
We beschreven hoe kennis de wiki bereikt: via het teamoverleg, het seniorenoverleg en het inrichten van nieuwe regelingen. Een definitielijst legde vast welke soorten procesdocumenten er zijn, en met een sjabloon maakte elk team een eigen plan van aanpak. Per team en programma brachten we in kaart welke werkinstructies nodig zijn, van aanvraag tot vaststelling.
Kennisbeheerders kregen training en een spiekbrief voor het delen van informatie. Een kick-off zette de wiki actief op de kaart.
Resultaten
- Een vaste route, met rollen en verantwoordelijkheden, voor het vastleggen van kennis
- Een overzicht van de benodigde werkinstructies per team en programma
- Eenduidige soorten procesdocumenten en een sjabloon voor het plan van aanpak per team
- Getrainde kennisbeheerders en een kick-off om de wiki actief te gebruiken
- Standaardbrieven centraal beschikbaar in de wiki
Dienst: Medewerkers & Processen