Een overheidsorganisatie wilde haar zelfgebouwde dataplatform vervangen door een toekomstbestendig datahuis voor rapportage en hergebruik van data. We brachten de uitgangssituatie en de risico's in kaart en legden het management onderbouwde opties voor. Het resultaat: een helder besluit en een aanpak in twee fasen.
Een helder besluit over de route naar een nieuw dataplatform
De vraag
De organisatie gebruikte een zelfgebouwde oplossing om data uit applicaties te ontsluiten en in rapportages te gebruiken. Die werkte, maar was niet toekomstbestendig. Tegelijk liepen er meerdere projecten met nieuwe applicaties, waaronder de vervanging van het aanvraagloket, die allemaal op goede data leunen. Een nieuw dataplatform vraagt bovendien om nieuwe kennis, rollen en afspraken over datakwaliteit en databeheer.
Onze aanpak
We begonnen met een nulmeting van de informatiehuishouding en de data-infrastructuur, en bakenden de scope af.
Voor de realisatie werkten we drie opties uit, elk met voor- en nadelen, risico's en business value: eerst een minimale werkbare oplossing bouwen en daarna aanbesteden, één integrale aanbesteding in twee fasen, of een combinatie van beide. Het management koos voor de integrale aanbesteding. Fase 1 ontsluit het aanvraagloket en legt het fundament, fase 2 brengt organisatiebrede rapportage.
Op verzoek van het management brachten we ook de operationele risico's rond het aanvraagloket in kaart. In een confrontatiematrix werkten we ruim honderd afhankelijkheden tussen projecten uit, elk met een risicoscore en een beheersmaatregel. Met een werkgroep uit de betrokken teams bereidden we daarna het pakket van eisen en de aanbesteding voor, waarna we het project hebben overgedragen.
Resultaten
- Een nulmeting van de informatiehuishouding en de data-infrastructuur
- Een afgebakende scope voor fase 1 en fase 2
- Onderbouwde realisatieopties en een besluit van het management
- Een risicoanalyse van ruim honderd afhankelijkheden, met beheersmaatregelen
- Een projectplan en een werkgroep die de aanbesteding voorbereidt
Dienst: Datagedreven werken & Rapportage, Projectleiding